Ας μιλήσουμε πρώτα για τον Χρόνο σε γενικό επίπεδο. Ο χρόνος είναι μία σχετική έννοια και το καλύτερο παράδειγμα αποτελούν παγκοσμίως οι διαφορετικές ζώνες ώρας (time zones).
Πριν ξεκινήσει η ανθρωπότητα να ρυθμίζει ραντεβού, ο άνθρωπος συνήθιζε να προγραμματίζεται βάσει ενός σταθερού δεδομένου και αυτό ήταν η συνήθεια, δηλαδή αυτό που έκανε σταθερά πριν και μετά την ώρα συνάντησης, ώστε να μπορέσει να ορίσει μια χρονική στιγμή.
Τώρα πια ο χρόνος είναι ένα αναπόσπαστο κομμάτι της ζωής μας και η όποια λάθος διαχείρισή του έχει πραγματικές συνέπειες. Ο χρόνος είναι περιορισμένος, έχει πάντα 24 ώρες, δεν σταματά ποτέ, κοστίζει, αποσπάται και δεν επανέρχεται.
Μπορούμε να τον κατανέμουμε / επενδύσουμε αποδοτικά και σοφότερα παίρνοντας το μέγιστο όφελος σε επαγγελματικό και προσωπικό επίπεδο.
Το time management, λοιπόν, είναι μία από τις πιο σπουδαίες δεξιότητες που θα καθοδηγήσουν αποτελεσματικά τη ζωή σας για να εκμεταλλευτείτε κάθε της λεπτό.
Τι είναι η διαχείριση του χρόνου;
Η διαχείριση του χρόνου είναι ο συντονισμός των καθηκόντων και των δραστηριοτήτων για τη μεγιστοποίηση της αποτελεσματικότητας των προσπαθειών ενός ατόμου. Ουσιαστικά, η διαχείριση του χρόνου επιτρέπει στους ανθρώπους να κάνουν όλο και καλύτερα τη δουλειά τους και το πρόγραμμα τους σε λιγότερο χρόνο. Ακολουθούν μερικές συμβουλές και εργαλεία διαχείρισης χρόνου που θα κάνουν πιο εύκολη την καθημερινότητα σας.
Πέντε συμβουλές διαχείρισης χρόνου στην εργασία σας:
1. Ξυπνήστε νωρίς – Κάντε τη μέρα σας μεγαλύτερη
Όλοι μας έχουμε 24 ώρες την ημέρα. Αν και δεν είναι δυνατόν να αλλάξετε τον αριθμό των ωρών σε μια μέρα, μπορείτε σίγουρα να δοκιμάσετε να ξυπνήσετε λίγο νωρίτερα και να κάνετε τη μέρα σας μεγαλύτερη από τις άλλες.
2. Ξεκινήστε τη μέρα σας με όλα τα (MITS) – Most Important Tasks
Ο Mark Twain ( 1835-1910 Αμερικανός συγγραφέας, κωμικός, επιχειρηματίας, εκδότης και λέκτορας) είπε κάποτε, “Φάτε έναν ζωντανό βάτραχο κάθε πρωί και τίποτα χειρότερο δεν θα συμβεί σε σας για το υπόλοιπο της ημέρας.” Η διαχείριση του χρόνου και η προτεραιότητα συμβαδίζουν. Το θέμα είναι να ολοκληρώσετε μια σημαντική εργασία και μετά να επικεντρωθείτε σε άλλα πράγματα.
3. Αποκλείστε τους περισπασμούς – Block distractions
Τα email, οι τηλεφωνικές κλήσεις και τα μηνύματα στα Social Media δημιουργούν τους μεγαλύτερες περισπασμούς στο χώρο εργασίας. Τόσο πολύ, που καταλήγετε να σπαταλάτε 759 ώρες κάθε χρόνο λόγω περισπασμών στο χώρο εργασίας. Σκεφτείτε το.
4. No multitasking
Πείτε όχι στις πολλαπλές ταυτόχρονες εργασίες και θέστε την ποιότητα πάνω από την ποσότητα.
5. Μake a brake
Κάνετε συχνά μικρά διαλείμματα – ανανεωθείτε και αναζωογονηθείτε!
«Η διαχείριση του χρόνου δεν είναι μία ιδιαίτερη δεξιότητα. Είναι η βασική ικανότητα από την οποία εξαρτάται οτιδήποτε άλλο στη ζωή. ” Brian Tracy
Ας ρίξουμε τώρα μια ματιά σε δύο από τις πιο δημοφιλείς και ευρέως χρησιμοποιούμενες τεχνικές διαχείρισης χρόνου, το σύστημα 4D και την μέθοδο ABCDE.
Α. Το σύστημα 4D
Με απλά λόγια, αυτά τα 4D αναφέρονται στο DELETE, DELEGATE, DEFER και DO.
DELETE – Διαγραφή (απόθεση): Υπάρχουν πάντα ορισμένες εργασίες που θα μπορούσαν να διαγραφούν απλώς από τη λίστα σας.
DELEGATE (Ανάθεση): Εάν κάποιος μπορεί να κάνει κάτι ακόμη και 75% όπως εσείς, αναθέστε το σε αυτόν.
Defer (Αναβολή):. Εάν υπάρχει κάτι που μπορεί να γίνει αργότερα και δεν έχει σοβαρές επιπτώσεις, αναβάλλετε το.
Do (Κάντε): Εάν υπάρχει κάτι σημαντικό να κάνετε και έχετε το χρόνο να το κάνετε, κάντε το!
Β. Η μέθοδος ABCDE
Σε αυτήν τη μέθοδο, πρώτα δημιουργείτε μια λίστα εργασιών και, στη συνέχεια, ταξινομείτε κάθε εργασία ως A, B, C, D και E, στις οποίες:
Α: Είναι όλες οι επείγουσες εργασίες που πρέπει να ολοκληρώσετε αυτές τις εργασίες με οποιοδήποτε κόστος, διαφορετικά θα μπορούσε να έχει σοβαρές συνέπειες.
B: Είναι όλες οι λιγότερο σημαντικές εργασίες που πρέπει να γίνουν, αλλά δεν εμπίπτουν στην παραπάνω κατηγορία.
C: Είναι όλες εργασίες χωρίς συνέπειες: είναι όλα αυτά που θα ήταν ωραίο να κάνετε, αλλά και που δεν έχουν καθόλου συνέπειες, είτε το κάνετε είτε όχι.
D: Είναι όλα εκείνα που μπορείτε να αναθέσετε σε κάποιον άλλον.
E: Το γράμμα αυτό αντιπροσωπεύει τις εργασίες που μπορείτε να εξαλείψετε, Δηλαδή αυτά που θα μπορούσαν να διαγραφούν, καθώς η πραγματοποίησή τους δεν κάνει καλό στην παραγωγικότητα και την αποδοτικότητά σας.
Η διαχείριση του χρόνου παίζει σημαντικό ρόλο στην καθημερινή μας ζωή. Ακόμη και αυτές οι βασικές συμβουλές διαχείρισης χρόνου μπορούν να κάνουν θαύματα στη ζωή σας. Κάθε λεπτό είναι πολύτιμο, μην το χάνετε κάνοντας κάτι που δεν προσθέτει αξία στην καθημερινότητα σας.
