Σχεδόν 5 στα 10 στελέχη επιχειρήσεων (44%) παραδέχονται πως ξαφνικά θυμούνται εργασίες που πρέπει να υλοποιήσουν, την ώρα που βρίσκονται σε μία επαγγελματική συνάντηση ή με την οικογένειά τους.
Δυστυχώς, για τους περισσότερους εργαζόμενους η μνήμη παραμένει το συχνότερο σημείο αποθήκευσης μεγάλου αριθμού πληροφοριών και σημαντικών εργασιών που πρέπει να διεκπεραιώσουν καθημερινά. Αυτό, όμως, σχεδόν πάντα επηρεάζει αρνητικά την παραγωγικότητά τους.
Τα στελέχη και οι επαγγελματίες που αποδεδειγμένα είναι παραγωγικοί, αξιοποιούν αποτελεσματικές τεχνικές διαχείρισης μεγάλου όγκου εργασιών και πληροφορίας. Και στο σημερινό, απαιτητικό εργασιακό περιβάλλον, η μειωμένη παραγωγικότητα είναι σοβαρό πρόβλημα.
Με αυτά τα δεδομένα, είναι σχεδόν αναπόφευκτο να προκύπτει πιεστικά ένα ερώτημα: Υπάρχει κάποια μέθοδος που μπορεί να επιτύχει τη μεγιστοποίηση της παραγωγικότητας κάθε εργαζόμενου, απαλλάσσοντάς τον ταυτόχρονα από την καθημερινή εργασιακή πίεση;
Την απάντηση στο ερώτημα αυτό έδωσε ο David Allen, ένας από τους κορυφαίους συμβούλους στον κόσμο σε θέματα παραγωγικότητας και συγγραφέας του best seller “Getting Things Done – The art of stress-free productivity”, στο Un-Conference Μεγιστοποίησης Ατομικής Παραγωγικότητας “Getting Things Done”, που διοργάνωσε για πρώτη φορά στην Αθήνα η DOOR Training & Consulting.
“Getting Things Done” στην πράξη
Όπως τόνισε ο ίδιος ο David Allen, απευθυνόμενος σε ένα κοινό 120 υψηλόβαθμων στελεχών, “το κλειδί της επιτυχίας είναι η κατανόηση των πέντε απλών βημάτων της μεθοδολογίας Getting Things Done: 1) Συλλέξτε ό,τι απαιτεί την προσοχή σας, 2) Επεξεργαστείτε και ξεκαθαρίστε τι σημαίνει, 3) Οργανώστε και τοποθετήστε το εκεί όπου ανήκει, 4) Επανεξετάστε το, 5) Υλοποιήστε το. Αυτά τα πέντε βήματα αποτελούν τη βάση για την αύξηση της προσωπικής παραγωγικότητας”.
Ιδιαίτερο ενδιαφέρον παρουσίασαν τα στοιχεία της έρευνας που πραγματοποίησε η DOOR Training & Consulting σχετικά με την παραγωγικότητα, σε περισσότερα από 300 τυχαία επιλεγμένα στελέχη επιχειρήσεων στην Ελλάδα, η οποία διενεργήθηκε πριν το Un-Conference και τα αποτελέσματα της οποίας παρουσιάστηκαν στο συνέδριο. Σύμφωνα με αυτά, στην ερώτηση “Πόσο παραγωγικός/ή αισθάνεστε μια τυπική ημέρα στην εργασία σας” σε μια κλίμακα από το 1: Καθόλου Αποτελεσματικός έως το 10: Απόλυτα αποτελεσματικός, ο μέσος όρος των απαντήσεων ήταν 7. Ταυτόχρονα, όμως, το zero e-mail inbox, το οποίο πολλές μεθοδολογίες προτείνουν ως προϋπόθεση υψηλής παραγωγικότητας, δεν ισχύει για το 50% των συμμετεχόντων στην έρευνα.
Ενδιαφέροντα είναι τα αποτελέσματα της έρευνας και αναφορικά με τους τρόπους που αξιοποιούνται από τα στελέχη για την ανάθεση εργασιών σε υφισταμένους, συνεργάτες ή συναδέλφους, καθώς οι δημοφιλέστεροι τρόποι είναι το e-mail (278), η προσωπική επαφή (245) και το τηλέφωνο (178). Αξίζει να σημειωθεί ότι όλοι αυτοί οι τρόποι έχει αποδειχθεί πως δεν επιτρέπουν την αυτόματη παρακολούθηση της εξέλιξη της εργασίας που έχει ανατεθεί.
Διαθέσιμη και στην Ελλάδα η μεθοδολογία
Τον David Allen πλαισίωσαν σημαντικοί εισηγητές, οι οποίοι απέδωσαν ιδιαίτερη σημασία στον εντοπισμό των παραγόντων που συμβάλλουν στην μειωμένη παραγωγικότητα του σύγχρονου στελέχους επιχειρήσεων, περιέγραψαν τις τεχνικές μείωσης της εργασιακής πίεσης που προκύπτει από το χάος της πληροφορίας και των εργασιών της καθημερινότητας και παρουσίασαν μεθόδους οργάνωσης και εργαλεία (Task Management) που υποστηρίζουν τη διαχείριση των εργασιών (workflow).
Μια από τις μεγαλύτερες προκλήσεις για την αύξηση της ατομικής παραγωγικότητας αποτελεί η αλλαγή του υφιστάμενου τρόπου εργασίας. Γι’ αυτό και στο πλαίσιο του Un-Conference λειτούργησαν “Change Habit Stations”, στα οποία οι σύνεδροι είχαν την ευκαιρία να δοκιμάσουν τις δεξιότητές τους στην αλλαγή συνηθειών.
Η μεθοδολογία Getting Things Done είναι πλέον διαθέσιμη και στο ελληνικό κοινό από την DOOR Training & Consulting.Οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να λαμβάνουν σχετικές πληροφορίες στην ιστοσελίδα της DOOR Training & Consulting: www.doortraining.gr.
