emea business monitor

Ηλεκτρονική τιμολόγηση: Ο “πυρήνας” του Business 4.0

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση έρχεται να δημιουργήσει τις προϋποθέσεις για την εφαρμογή ενός νέου μοντέρνου πλαισίου: τα ψηφιακά λογιστικά βιβλία για επιχειρήσεις και ελεύθερους επαγγελματίες

Σχεδόν μισό αιώνα από την έκδοση του πρώτου ηλεκτρονικού τιμολογίου και πάνω από δύο δεκαετίες από την «πρώτη εμφάνισή» του, έχει αρχίσει στην Ελλάδα η αντίστροφη μέτρηση για την εφαρμογή του από όλες τις επιχειρήσεις και τους ελεύθερους επαγγελματίες της χώρας, με την υποστήριξη του υπουργείου Οικονομικών και της πλατφόρμας της Ανεξάρτητης Αρχής Δημοσίων Εσόδων (ΑΑΔΕ).

Παρότι η ηλεκτρονική τιμολόγηση (γνωστή και ως «e-invoicing») ήταν γνωστή σε αρκετούς κλάδους και τομείς από το 2000, έως και σήμερα το μεγαλύτερο ποσοστό των τιμολογίων που διακινείται στην Ελλάδα παραμένει σε έντυπη μορφή! Στη χώρα μας η ηλεκτρονική τιμολόγηση προωθήθηκε εξ ανάγκης με μεγάλη καθυστέρηση σε σχέση με τα διεθνή δεδομένα μετά την οικονομική κρίση του 2010, λόγω της ανάγκης ψηφιακού μετασχηματισμού της Φορολογικής Διοίκησης και την αποτελεσματική αντιμετώπιση μιας σειράς χρόνιων φαινομένων, όπως η παραοικονομία, η μείωση της φοροδιαφυγής, η φοροαποφυγή στην απόδοση του ΦΠΑ και η διαφθορά.

Ειδικά κατά την πρώτη φάση της πανδημίας, σε χώρες όπου έχει ήδη εφαρμοστεί επιτυχώς η ηλεκτρονική τιμολόγηση αποδείχθηκε πολύτιμη τόσο για τη λειτουργία των επιχειρήσεων όσο και των φορολογικών αρχών, παρέχοντας οικονομικά στοιχεία σε πραγματικό χρόνο. Στην Ελλάδα η ηλεκτρονική τιμολόγηση αναμένεται να θέσει τέλος και σε ένα διαχρονικό πρόβλημα με σοβαρές επιπτώσεις, όπως η έκδοση εικονικών τιμολογίων, την οποία πλέον καθιστά ουσιαστικά ανέφικτη.

Τι είναι η Ηλεκτρονική Τιμολόγηση

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση, που σύντομα θα αποτελέσει αναπόσπαστο μέρος της καθημερινότητας χιλιάδων επιχειρηματιών και ελευθέρων επαγγελματιών, είναι η ηλεκτρονική δημιουργία, έκδοση, επικύρωση, αρχειοθέτηση και διαβίβαση παραστατικών για την πληρωμή παραγγελιών προϊόντων και υπηρεσιών.

Αποτελεί έναν από τους «θεμέλιους λίθους» του ψηφιακού μετασχηματισμού των επιχειρήσεων και κατ’ επέκταση της οικονομίας μιας χώρας. Ως «ηλεκτρονική τιμολόγηση» (στα αγγλικά, «e-invoicing») ορίζεται η ανταλλαγή ψηφιακών παραστατικών μεταξύ δύο ή περισσοτέρων οντοτήτων (επιχειρήσεων, δημοσίου, φυσικών προσώπων) που έχουν συμφωνήσει σε μια επιχειρηματική ή εμπορική συναλλαγή.

Όμως, ο συγκεκριμένος όρος δεν αφορά μόνο στην έκδοση και τη λήψη του ψηφιακού παραστατικού (τιμολογίου), όπως υπάρχει η λανθασμένη αντίληψη στην ελληνική κοινή γνώμη, αλλά εδώ και χρόνια αφορά και στην αυτοματοποίηση του συνόλου των διαδικασιών που αφορούν κάθε παραστατικό, από τη δημιουργία του και την ανάκτησή του έως τη διαχείριση των προβλημάτων που μπορεί να προκύψουν (π.χ. λανθασμένη εισαγωγή στοιχείων), την άντληση δεδομένων μέχρι και την αρχειοθέτησή του.

Με απλά λόγια, δεν είναι η ψηφιακή μορφή ενός τιμολογίου – όπως ένα σκαναρισμένο έγγραφο ή ένα αρχείο pdf, αλλά μια ολοκληρωμένη διαδικασία από την απόφαση της έκδοσης μέχρι την αποθήκευσή του μετά την πραγματοποίηση της συναλλαγής (πληρωμή). Μάλιστα, η έννοια της ηλεκτρονικής τιμολόγησης δεν περιορίζεται πλέον μόνο στα βασικά παραστατικά (π.χ. τιμολόγιο) και στα απαραίτητα συνοδευτικά πώλησης, αλλά αφορά όλα τα εκδιδόμενα από τα συστήματα ERP έγγραφα μεταξύ δύο εμπορικών εταίρων, όπως για παράδειγμα οι προσφορές, οι παραγγελίες, οι εντολές αγοράς, η παρακολούθηση της εξέλιξης ενός παραστατικού κ.λπ.

Τα ψηφιακά αρχεία από την ψηφιοποίηση έντυπων τιμολογίων (αρχεία pdf, αρχεία εικόνας, άλλες ψηφιακές μορφές οπτικής απεικόνισης) μπορεί να απαλλάσσουν μια επιχείρηση από το χαρτί και το κόστος εκτύπωσης, επιτρέποντας τη διαχείριση και την αρχειοθέτηση των τιμολογίων με πιο εύκολο τρόπο απ’ ό,τι η… παραδοσιακή τιμολόγηση, όμως δεν αποτελούν ουσιαστικά μορφή ηλεκτρονικής τιμολόγησης.

Αυτές οι μορφές απαιτούν την ανάγνωση του τιμολογίου από άνθρωπο ή τη χρήση ειδικού λογισμικού από άνθρωπο και τη χειροκίνητη εισαγωγή, επεξεργασία και αποθήκευση στα συστήματα Διαχείριση Επιχειρησιακών Πόρων (ERP) μιας εταιρείας.

Αντιθέτως, τα ηλεκτρονικά τιμολόγια –λόγω της τυποποιημένης και δομημένης μορφής στην οποία εμπεριέχουν τα δεδομένα– επιτρέπουν την άμεση εισαγωγή τους μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας σε συστήματα ERP αλλά και στην πλατφόρμα της φορολογικής αρχής, όπως η MyDATA της ΑΑΔΕ.

Μάλιστα, οι περισσότερες σύγχρονες εφαρμογές ηλεκτρονικής τιμολόγησης διαθέτουν πολλαπλές λειτουργίες, από την οπτική online απεικόνιση, τη μετατροπή και τη μεταφόρτωση σε pdf και τη φυσική εκτύπωση των παραστατικών μέχρι την ανάλυσή τους για την εξαγωγή καταστάσεων και αναφορά είτε αυτοματοποιημένα, είτε με τη χρήση τεχνητής νοημοσύνης (ΑΙ) ή μηχανικής μάθησης (Machine Learning).

Βασικά στοιχεία όλων των εφαρμογών ηλεκτρονικής τιμολόγησης είναι το φιλικό περιβάλλον –σε αντίθεση με τα παλαιότερα μηχανογραφικά συστήματα–, η απλούστευση όλων των διαδικασιών και η ταχύτητα ολοκλήρωσης κάθε ενέργειας. Ένα (ηλεκτρονικό) τιμολόγιο μπορεί να εκδοθεί σε ελάχιστα δευτερόλεπτα, με ελάχιστη εκπαίδευση, χωρίς ειδικές γνώσεις και με μηδενικό κόστος!

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση σημαίνει στην πράξη την κατάργηση της εκτύπωσης των παραστατικών σε χαρτί και την αποστολή τους στον παραλήπτη, είτε είναι παροχή υπηρεσίας, είτε πώληση εμπορεύματος, με ταχυδρομείο, κούριερ, fax (όπου υπάρχει πλέον) ή email.

Η υποχρεωτική σύνδεση των νέων ηλεκτρονικών τιμολογίων με τη λογιστική και τη φορολογική πλατφόρμα myData της ΑΑΔΕ αποτελεί προέκταση της επίσημης –και εγκεκριμένης– διαδικασίας ηλεκτρονικής τιμολόγησης, η οποία θα παρέχει τα επικαιροποιημένα δεδομένα για την ανάπτυξη των λεγόμενων «ηλεκτρονικών βιβλίων», που θεωρούνται καθοριστικά για την επιτυχία της προσπάθειας ψηφιακού μετασχηματισμού του συνόλου των επιχειρήσεων κάθε μεγέθους και νομικής μορφής, όπως και για την ανάπτυξη ενός ολοκληρωμένου και εξελιγμένου ηλεκτρονικού φορολογικού συστήματος.

Get real time updates directly on you device, subscribe now.